logga in

Schemagi en del av Ledningsbolaget kopia

meny  

Case

Schema- och behovsanalys för kostnadseffektivitet

Inom ett landsting pågår ett arbete för att identifiera områden för att åstadkomma kostnadseffektivitet. För att se om och hur man kan arbeta med bemanningsstyrningen anlitades Schemagi tillsammans med Ledningsbolaget för att utföra en schema- och behovsanalys på två avdelningar.

Upplägg

Uppdraget delades upp i följande punkter:

  1. Uppdragsstart och Nulägesanalys. Nulägesanalysen bestod av två parallella delar; dels en schemaanalys av dagens schema och dels en behovsanalys av nuvarande bemanning.
  2. Avstämningar där resultat och slutsatser av nulägesanlysen presenterades. Utifrån analyserna identifierades sedan ett antal scenarier som blev underlag för beräkning och simulering i nästa steg.
  3. Simuleringar av framtida scenarier med beräkningar och framtagning av simulerade testscheman för att verifiera och visa konkreta exempel.
  4. Presentation. Genomgång av analys och resultat i sin helhet med förslag till fortsatt arbete.
  5. Avslutande rapport där resultatet av förstudien, samt slutsatser och rekommendationer till framtida arbete sammanfattades.

Schematisk bild över de olika delarna i projektet.
 Upplagg

 

Genomförande

Schemaanalys

En av delarna i den inledande nulägesanalysen var en schemaanalys. Syftet med denna analys är att ge en tydlig bild av hur väl schemana stämmer överens med de bemanningsmål man eftersträvar på enheten och vilken kvalitet schemana håller med hänsyn till t.ex. vecko- och dygnsvila. Analysen ger även en bild av hur bra kontroll enheten har på sin schemaläggning. I diagrammet nedan visas den aktuella enhetens bemanningsbehov (Behov) och utfallet i schemat i antal personer (Antal i tjänst). Kurvorna följer varandra relativt väl, men man kan se att det saknas personer vissa tillfällen, främst på helger. Att det är få tillfällen då det är fler personer i schemat jämfört med bemanningsbehovet tyder på att man har en bra kontroll på sin schemastyrning.

Diagram som visar enhetens bemanningsbehov för respektive dag och hur utfallet i antal personer såg ut i det analyserade schemat.
Behov Antal i tjanst

Behovsanalys

Den andra delen i nulägesanalysen var en behovsanalys där produktionsdata från det föregående året analyserades. Analysen visade bl.a. på en variation i produktionen, både över året och mellan olika veckodagar. En del av variationen var avsiktlig och tydligt planerad, medan andra delar inte kunde förklaras lika enkelt. Denna variation i flödet ställer höga krav på styrningen av bemanningen.
För att kunna göra en jämförelse med andra liknade verksamheter användes jämförelsetalet bemanningskvot. Här kunde konstateras att bemanningskvoten var högre på aktuell enhet jämfört med andra liknande verksamheter. Detta startade en diskussion om hur befintlig bemanningsmodell är upplagd och om det går att ha en ”tightare” modell och där med kunna spara pengar. Genom bemanningsberäkningar och simulerade scheman på alternativa bemanningsmodeller kunde olika scenarios tas fram och vilka konsekvenser dessa skulle få.

Värde för kunden

Sammanfattningsvis mynnade projektet ut i att kunden fick bra underlag för att kunna komma vidare i sina diskussioner om hur man med bemanningsstyrning kan uppnå kostnadseffektivitet. Kunden fick bl.a. insikt om följande:

  • Nuläge – Objektiv analys av hur schema- och bemanningsstyrningen ser ut idag på de utvalda avdelningarna.
  • Förbättringspotential – Vilka förändringar i bemanningsstyrningen skulle kunna genomföras och vilka schematekniska konsekvenser skulle det få?
  • Jämförelse – Jämförelse av resultatet av analysen med motsvarande verksamheter på andra orter. Vad är möjligt att uppnå?
  • Styrning – Insikt i att det finns behov av en mer central styrning och samplanering av verksamheter för att kunna höja effektiviteten.

Taggar: Insikt, Beslutsunderlag