logga in

Schemagi en del av Ledningsbolaget kopia

meny  

Case

Styrning och överblick genom förbättrad schemaprocess

En nationell privat vårdaktör med flera affärsområden upplevde schemaproblem på en enhet. Enheten tillhörde ett affärsområde med 7 verksamheter spridda i Sverige.

På den aktuella orten upplevde man att mycket av informationen fanns i huvudet på en person vilket innebar en sårbarhet som man ville komma från. Samtidigt upplevde man att det var svårt att få schema färdiga i tid och svårigheter med att se vad göra för att minska tidsåtgången. Det var bra överskådliga scheman för varje person men det fanns önskemål från chefer att på ett bättre sätt än idag säkerställa att schemaläggning och dagliga förändringar gjordes utifrån önskvärd bemanning. Många olika kompetenser gjorde att förändringar i schemat gav dominoeffekter i schemat, det var önskvärt att minska dominoeffekten.

Efter en nulägesanalys identifierades följande åtgärdspunkter:

• Att minska sårbarheten
• Att minska tidsåtgången (lägga och hantera schema, förändringar ger följdarbete)
• Få förbättrad schemaöverblick för verksamheten
• Skapa tydligare ekonomiperspektiv i schemat

Arbetet genomfördes i olika steg där avstämningar efter varje steg var beslutspunkt för hur gå vidare med nästa steg.

  1. Jämförelse mellan planerat schema och det fastställda schemat inkl kompetenser. Detta gjordes för att se hur mycket och vilken typ av förändringar som görs. Att då också få se hur behovet på kompetensnivå matchar individers kompetens.
  2. Hur bemanningsbehovet skulle uttryckas för att vara mer jämförbart med schemat tydliggjordes.
  3. Workshops tillsammans med kund för att komma fram till en justerad schemaläggningsprocess som alla är överens om och som fungerar i förhållande till andra aktiviteter. Information om schemaarbetet samlades i ett dokument, tillgängligt för chefer, schemaläggare och medarbetare. I arbetet med att fånga all information tydliggörs var information finns, vem som är ansvarig, vad som ska göras.
  4. Verksamheten tog arbetet vidare själva.

Efter avslutat arbete såg kunden stort värde i bland annat att:

  • Få fart och fokus genom ett externt perspektiv.
  • Strukturera det komplexa.
  • Göra beskrivningar så att olika roller ser samma sak och kan nå fram till ett nyläge.

Taggar: Insikt, Styrning, Sjukvård