Schemagi kvadrat meny  

Att lägga personalscheman är tidskrävande och utgår vanligen från personalens önskemål. Resultatet är ofta en ojämn bemanning vilket leder till att personalen upplever att de tidvis är underbemannade. Detta medför övertidsuttag, hyrpersonal eller stängda vård- & omsorgsplatser trots att organisationen egentligen har resurser. Vidare får detta konsekvenser på arbetsmiljö, patientsäkerhet och kvalitet i verksamheten. I ett makroperspektiv drabbas vård & omsorg som bransch negativt med svårigheter att rekrytera och behålla personal som följd.

Schema som strategiskt verktyg

Schemagi erbjuder unik metodik och verktyg så att schemaläggning blir ett strategiskt verktyg för att öka produktiviteten i vården & omsorgen. Schemagimetoden är resultatet av mångårig forskning vid Linköpings Universitet samt ett nära samarbete med vård- och omsorgssektorn. Med Schemagimetoden synliggörs potentialen i schemaläggningsprocessen och med hjälp av schemaexperter får verksamheten stöd att lösa flera av de strategiska frågor som finns avseende bemanningsfrågor.

schema dia3

Manuell schemaläggning är tidskrävande

Produktionsplanering inom vård & omsorg innebär ofta att bemannings- och schemafrågor delegeras ut i verksamheten. Chefer och medarbetare ägnar mycket tid åt att pussla ihop ett schema som skall ta hänsyn till en rad faktorer och samtidigt säkerställa ett effektivt resursutnyttjande. Trots att det läggs ner väldigt mycket tid är det svårt att väga alla parametrar emot varandra[1].

En studie[2]av första linjen chefer vid Västra Götalandsregionen visade att dessa spenderade 36 % av sin tid på schema- och bemanningsplanering. Det uppskattades att medarbetarna, med schemamodeller som tar hänsyn till personliga önskemål, lägger ytterligare 40 timmar per person och år. Tid som istället skulle kunna läggas på vårdutveckling, kompetensutveckling eller i kärnverksamheten.

Därför lyckas inte schemaläggningen  

I praktiken behöver scheman ta hänsyn till en mängd olika krav och förutsättningar. Allt från arbetsrättsliga bestämmelser som dygnsvila, hur olika pass får kombineras, vilken kompetens som ska finnas på vilken plats och tid, rotation av arbetspass till hur de oattraktiva passen ska fördelas. Dessutom tillkommer individuella variationer som tjänstgöringsgrad, erfarenhetsnivåer och sist men inte minst individuella önskemål.

Ofta används olika schemamodeller för att tillgodose personalens behov som t.ex. önskeschema. Olika former av individuella ersättningsmodeller tas fram för att få ihop schemat och man inrättar speciella schemagrupper med ansvar för att få ihop schemapusslet. I en redan pressad arbetsmiljö är det ofta oskrivna och otydliga regler som styr hur schemaläggningen går till.

Flygindustrin som är en annan personalintensiv bransch med mycket komplex schemaläggning har arbetat med beräknings- och optimeringsprogram för planering i över 20 år. Som privatpersoner använder vi dagligen olika appar, program och tjänster på internet för att göra avancerade beräkningar utan att vi knappt vet om det. Men fortfarande använder vård & omsorg sällan underlättande verktyg för att analysera, styra och bedriva sin produktionsplanering.

Det finns leverantörer av digitala schemasystem som är både separata eller integrerade med personalsystemen. Dessa underlättar schemaadministrationen men ger dåligt stöd för att balansera olika förutsättningar och regler emot varandra vilket fortfarande kräver ett manuellt arbete. Istället finns risk för att systemen cementerar gamla lösningar i ny förpackning.

Schemaläggning som ett strategiskt verktyg

Schemagimetoden är resultatet av mångårig forskning vid Matematiska institutionen vid Linköpings Universitet och ett nära samarbete med medarbetare och chefer inom vård- och omsorgssektorn, inledningsvis från Landstinget i Östergötland samt Norrköpings kommun. Med doktorsavhandlingen[3]som bas har ett antal verktyg för schemaanalys och schemaläggning utvecklats. Verktygen är unika genom sina beräkningsmodeller som tar fram optimala scheman bland möjliga kombinationer utifrån verksamhetens krav på regler, förutsättningar, behov och personliga önskemål. Allt för att optimera så att rätt person är på rätt plats och vid rätt tillfälle samt bidra till så bra arbetsmiljö som möjligt.

Taggar: Schemaläggning

Aktuellt

Tillsammans med Helseplan Nysam anordnar vi två konferenser om hälsosamma scheman

Från scheman till hälsosamma scheman
– med hållbarhet

Save the date: 21 okt 2020

Helseplan Nysam och Schemagi bjuder in till vårdavdelningsforum.

Läs inbjudan

Acceptans för hälsosamma scheman
- hur når vi dit?

Save the date: 22 okt 2020

Vi välkomnar dig som är verksam inom HR till en inspirerande heldag om hälsosamma scheman.

Läs inbjudan

 

 

 

 

Ett färdigt schema är ofta bara toppen av isberget.

Vi hjälper även till att lösa de utmaningar som finns under ytan.

Läs mer hur vi gör det.

 

pil